Privatlivspolitik for værtspartnere og udlejere

Version: August 2019

In connection with the entered into partnership to offer rental housing to students at DIS – Study Abroad in Scandinavia, the DIS Foundation, DIS Stockholm AB, and DIS Properties APS (DIS) as central data controller will collect and process personal data regarding local host partners in Denmark.

1. Categories of personal data and purposes

We collect and process the following types of personal data:

Non-Person-Sensitive Categories of Personal Data: Name, email address, home address, one or more phone numbers, date of birth (s), name (s) and age of other persons in the home, pets, interests, student preferences, food restrictions, whether smoking occurs in the family , visitor consultant report details, account information, payment information, and evaluation response. If relevant, details from internal case notes can also be processed.

When host partners explicitly share the following categories of personal data with DIS staff or representatives, these dates may be addressed if appropriate in relation to being able to match host and DIS students and / or in connection with the host: Health, sexual orientation, religious or philosophical beliefs, political affiliation or ethnicity. Details from internal case notes may include personal sensitive data in the event of an emergency or when making, enforcing or defending legal claims.

We process personal data for the following purposes:

  • In the effort to fulfill DIS’s mission, including the commitment to DIS’s values, as well as diversity and respect
  • To support the best possible relationship between DIS students and the tenants living with them
  • To collaborate with local and global partners
  • For statistical and research related purposes
  • To communicate relevant information to external partners (including hosts and visiting families) regarding current and future collaboration
  • To comply with applicable personal data regulations and other legitimate interests, such as:
  • To comply with applicable personal data regulations and other legitimate interests, eg:
    • documentation Requirements
    • Compliance with basic principles and legal motives for processing personal data
    • Creating, maintaining and testing technical and organizational security measures
    • Investigation and reporting of suspected personal data breach cases
    • Treatment of any inquiries and complaints from registered persons and others
    • Treatment of any inspections and inquiries from the supervisory authority
    • Treatment of any disputes between registered persons and third parties

2. Sources

Personal data relating to host partners is mainly collected through host partners even through DIS’s website. Visiting consultants or staff at DIS meet with host partners before hosting DIS students, and a report is prepared to provide DIS with the best possible basis for matching DIS students and host partners. The legal basis for this treatment is DIS’s legitimate interests, based on Article 6 (1) (f) of the GDPR.

If, during this process, host partners share personally sensitive information with visitor consultants or DIS staff, this information will only be included in the report with the explicit consent of host partners, based on Article 6 (1) (a) of the GDPR. Internal case notes relating to DIS students may include personal data regarding host partners, if applicable. The legal basis for this treatment is DIS’s legitimate interests, based on Article 6 (1) (f) of the GDPR. DIS’s legitimate interests are to maintain internal records to maintain quality and continuity of service for students and host partners, as well as the effort to fulfill DIS’s mission and all its constituents. Where applicable, the legal basis for such treatment may also be based on Article 9 (1) (f) of the GDPR, the making, enforcement or defense of judicial claims.

3. Retsligt grundlag for indsamling og behandling af persondata

Det retslige grundlag for indsamling og behandling af værtspartneres navn, mail-adresse, hjemmeadresse, et eller flere telefonnumre, fødselsdato(er), navn(e) og alder på øvrige personer i boligen, husdyr, interesser, præferencer vedrørende studerende, fødevarerestriktioner, hvorvidt rygning forekommer i familien, kontooplysninger, betalingsoplysninger er følgende:

  • Baseret på GDPR artikel 6(1)(f), behandling som er nødvendig i forhold til de legitime interesser, der forfølges af datacontrolleren.

DIS indsamler persondata direkte fra værtspartnere med det formål at sikre de bedst mulige matches mellem værtspartnere og studerende, for at kunne opfylde DIS’ mission, for at rekruttere andre værtspartnere, for at kommunikere relevant information vedr. nuværende og fremtidigt samarbejde til eksterne partnere (inkl. værter og besøgsfamilier), og for at sikre og trygt beboelsesmiljø for studerende. Værtspartnere er forpligtede til at afgive disse oplysninger til DIS, men studerende har ret til at indvende, at deres berettigede interesser som individder vejer tungere end DIS’ berettigede interesser som organisation. For at fremsætte dette krav skal værtspartnere kontakte DIS’ Data Protection Officer (dataprotectionofficer@dis.dk) og i detaljer redegøre for, hvilken berettiget interesse de modsætter sig, og hvorfor deres interesse(r) vejer tungere end DIS’ i den specifikke situation.

Det retslige grundlag for indsamling og behandling af oplysninger om værtspartneres helbred, seksuelle orientering, religiøse eller filosofiske overbevisninger, politiske tilhørsforhold eller etnicitet er følgende:

  • Baseret på GDPR artikel 6(1)(a), behandling af persondata ud fra samtykke fra den registrerede til et eller flere specifikke formål

Når DIS indsamler disse persondata direkte fra værtspartnere afgives oplysningerne frivilligt. Værtspartnere er ikke forpligtede til at afgive disse oplysninger til DIS. Persondata behandles kun, når værtspartnere eksplicit deler disse med angivelse af, at oplysningerne er relevant for at matche DIS-studerende og værter og for værtsskabet.

Navn og foto af værtspartnere kan blive brugt i salgsmaterialer. I sådanne tilfælde vil disse persondata kun blive behandlet med samtykke fra værtspartneren.

4. Videregivelse af persondata til andre datacontrollers

Relevante persondata vil blive videregivet til og delt med følgende modtagere:

  • Studerende som bor hos værtspartnere
  • Universitetspartnere som bor hos værtspartnere under konferencer afholdt af DIS
  • Facebook Lookalikes (kun mailadresse)

Det retslige grundlag for videregivelse af navn, hjemmeadresse, mailadresse og et eller flere telefonnumre er følgende:

• Baseret på GDPR artikel 6(1)(f), behandling som er nødvendige i forhold til de legitime interesser, der forfølges af datacontrolleren

Det er DIS’ legitime interesse at oplyse værtspartneres basale kontaktinformation til studerende og universitetspartnere forud for deres ophold. Dette sker også for at opfordre til kommunikation mellem parterne og dermed facilitere den bedst mulige relation. Det er desuden i DIS’ legitime interesse, at et minimalt antal personoplysninger om datasubjektet (mailadresser) anvendes for at finde og rekruttere andre værtspartnere.

5. Overførsel af persondata til databehandlere

DIS overfører persondata til IT-leverandører og DIS’ North American Office (en del af University of Minnesota), som behandler og/eller gemmer persondata på vegne af DIS. Værtspartnere som har givet samtykke til at være en del af salgsmateriale vil få deres relevante persondata overført til udgivere eller elektroniske annoncører, som behandler disse data på vegne af DIS.

6. Internationale overførsler af persondata til modtagere (datacontrollers såvel som -behandlere) i lande uden for EU/EEA

Vi overfører persondata til følgende modtagere i lande uden for EU/EEA:

Overførsel af persondata til et tredjepartsland eller en international organisation
Modtagerkategori:
IT-leverandører, inkl. Vultr og  Zendesk
(underbehandlerkategorisering for følgende IT-leverandører er igangværende og bliver derfor løbende opdateret)Land:
USA
☒ EU standardkontrakter – gælder databehandlere (under udvikling)
☒ EU-U.S. Privacy Shield (kun i USA) (under udvikling)
☒ Fremsættelse, håndhævelse eller forsvar af retslige krav
☒ Livsvigtige interesser for den registrerede eller andre personer, hvor den registrerede er ude af stand til at give samtykke
Modtagerkategori:
Udgivere, fx PrintCraftLand:
USA
☒ EU standardkontrakter – gælder databehandlere (under udvikling)
☒ Eksplicit samtykke fra individet
Modtagerkategori:
DIS North American Office (University of Minnesota)
Underbehandler Google Suite og Google CloudLand:
USA
☒ EU standardkontrakter – gælder databehandlere (under udvikling)
☒ EU-U.S. Privacy Shield (kun i USA) – gælder underbehandler
☒ Livsvigtige interesser for den registrerede eller andre personer, hvor den registrerede er ude af stand til at give samtykke
☒ Fremsættelse, håndhævelse eller forsvar af retslige krav
Universitetspartnere

Land:
USA

☒ Eksplicit samtykke fra individet

7. Bevaringsperiode

DIS gemmer persondata så længe disse er nødvendige for opfyldelsen af ovenstående formål, dog maksimalt i op til syv år efter værtsskabet for den seneste studerende, i overensstemmelse med relevante bestemmelser om tidsbegrænsning.

8. Dine rettigheder

I overensstemmelse med vilkårene i den gældende persondatalovgivning har du følgende rettigheder:

  • Ret til at anmode om adgang til persondata
  • Ret til at få rettet i persondata
  • Ret til at få persondata slettet
  • Ret til begrænsning i behandlingen af persondata
  • Ret til dataoverførsel
  • Ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af persondata, inkl. ubetinget ret til at gøre indsigelse mod anvendelsen i direkte markedsføring

Værtspartnere har også ret til at fremsætte et klagemål hos den tilsynsførende myndighed såsom Datatilsynet i Danmark eller Datainspektionen i Sverige. På Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk findes en vejledning i indsendelse af klagemål.

9. Kontakt

Værtspartnere kan kontakte DIS, hvis de har spørgsmål omkring beskyttelse af deres persondata eller hvis de ønsker at hævde deres juridiske rettigheder.

Kontaktinformation til datacontroller:

Fonden DIS – Danish Institute for Study Abroad
Vestergade 7
DK-1456 København K.
Organisationsnummer i Danmark: DK13058946
Telefon: +45 33 11 01 44

DIS Stockholm AB
Melodislingan 21
115 51 Stockholm
Organisationsnummer i Sverige: 559021-1206
Telefon: +46 (0)10 175 13 13

DIS Properties APS
Vestergade 5
DK-1456 Copenhagen K
Organization number in Denmark: 37511404

Contact information for DIS ‘Data Protection Officer:

Email: dataprotectionofficer@dis.dk
Phone: +45 33 76 54 36