Privatlivspolitik for værtspartnere og udlejere

Version: Juli 2018

I forbindelse med det indgåede partnerskab om at tilbyde udlejning af boliger til studerende hos DIS – Study Abroad in Scandinavia vil Fonden DIS, DIS Stockholm AB, og DIS Properties APS (DIS) som central datacontroller indsamle og behandle persondata vedrørende lokale værtspartnere i Danmark.

1. Kategorier af persondata og formål

Vi indsamler og behandler følgende typer persondata:

Ikke-personfølsomme kategorier af persondata: Navn, mailadresse, hjemmeadresse, et eller flere telefonnumre, fødselsdato(er), navn(e) og alder på øvrige personer i boligen, husdyr, interesser, præferencer vedrørende studerende, fødevarerestriktioner, hvorvidt rygning forekommer i familien, detaljer fra besøgskonsulentrapport, kontooplysninger, betalingsoplysninger og evalueringsrespons. Hvis relevant kan detaljer fra interne sagsnotater også blive behandlet.

Når værtspartnere eksplicit deler følgende kategorier af personfølsomme data med ansatte eller repræsentanter for DIS kan disse date blive behandlet hvis det er relevant i forhold til at kunne matche vært og DIS-studerende og/eller i forbindelse med værtsskabet: Helbred, seksuel orientering, religiøse eller filosofiske overbevisninger, politiske tilhørsforhold eller etnicitet. Detaljer fra interne sagsnotater kan indeholde personfølsomme data i forbindelse med en nødsituation eller ved fremsættelse, håndhævelse eller forsvar af retslige krav.

Vi behandler persondata med følgende formål:

  • I bestræbelserne på at opfylde DIS’ mission, herunder forpligtelsen på DIS’ værdier samt diversitet og respekt
  • At understøtte de bedst mulige forhold mellem DIS-studerende og de lejere, som bor sammen med dem
  • At samarbejde med lokale og globale partnere
  • Til statistiske og forskningsrelaterede formål
  • At efterkomme gældende persondataforordninger og andre berettigede interesser, fx:
  • At opfylde gældende persondataforordninger og andre berettigede intereser, fx:
    • Dokumentationskrav
    • Efterlevelse af grundlæggende principper og retslige motiver for at behandle persondata
    • Oprettelse, opretholdelse og test af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger
    • Undersøgelse og rapportering af mistanke om tilfælde af overtrædelse af persondataforordninger
    • Behandling af evt. forespørgsler og klager fra registrerede personer og andre
    • Behandling af evt. inspektioner og forespørgsler fra tilsynsførende myndighed
    • Behandling af evt. sager om strid mellem registrerede personer og tredjeparter

2. Kilder

Persondata vedrørende værtspartnere indsamles hovedsagligt via værtspartnere selv gennem DIS’ hjemmeside. Besøgskonsulenter eller ansatte hos DIS mødes med værtspartnere inden de huser DIS-studerende, og der udarbejdes en rapport der skal give DIS det bedst mulige grundlag for at matche DIS-studerende og værtspartnere. Det retslige grundlag for denne behandling er DIS’ legitime interesser, baseret på GDPR artikel 6(1)(f).

Hvis værtspartnere i løbet af denne proces deler personfølsomme oplysninger med besøgskonsulenter eller ansatte hos DIS, vil disse oplysninger kun blive inkluderet i rapporten ved eksplicit samtykke fra værtspartnere, baseret på GDPR artikel 6(1)(a). Interne sagsnotater der vedrører DIS-studerende kan indeholde personlige data vedrørende værtspartnere, hvis relevant. Det retslige grundlag for denne behandling er DIS’ legitime interesser, baseret på GDPR artikel 6(1)(f). DIS’ berettigede interesser er at føre interne optegnelser for at opretholde kvalitet og kontinuitet i servicen for studerende og værtspartnere, samt bestræbelsen på at opfylde DIS’ mission og alle dens bestanddele. Hvis relevant kan det retslige grundlag for denne behandling også basere sig på GDPR artikel 9(1)(f), fremsættelse, håndhævelse eller forsvar af retslige krav. I nødstilfælde kan persondata blive indsamlet og behandlet af ansatte hos eller repræsentanter for DIS eller tredjeparter, baseret på GDPR artikel 6(1)(d), behandling som er nødvendig for at beskytte livsvigtige interesser for den registrerede eller andre fysiske personer.

3. Retsligt grundlag for indsamling og behandling af persondata

Det retslige grundlag for indsamling og behandling af værtspartneres navn, mail-adresse, hjemmeadresse, et eller flere telefonnumre, fødselsdato(er), navn(e) og alder på øvrige personer i boligen, husdyr, interesser, præferencer vedrørende studerende, fødevarerestriktioner, hvorvidt rygning forekommer i familien, kontooplysninger, betalingsoplysninger er følgende:

  • Baseret på GDPR artikel 6(1)(f), behandling som er nødvendig i forhold til de legitime interesser, der forfølges af datacontrolleren.

DIS indsamler persondata direkte fra værtspartnere med det formål at sikre de bedst mulige matches mellem værtspartnere og studerende, for at kunne opfylde DIS’ mission, for at rekruttere andre værtspartnere, og for at sikre et trygt beboelsesmiljø for studerende. Værtspartnere er forpligtede til at afgive disse oplysninger til DIS, men studerende har ret til at indvende, at deres berettigede interesser som individder vejer tungere end DIS’ berettigede interesser som organisation. For at fremsætte dette krav skal værtspartnere kontakte DIS’ Data Protection Officer (dataprotectionofficer@dis.dk) og i detaljer redegøre for, hvilken berettiget interesse de modsætter sig, og hvorfor deres interesse(r) vejer tungere end DIS’ i den specifikke situation.

Det retslige grundlag for indsamling og behandling af oplysninger om værtspartneres helbred, seksuelle orientering, religiøse eller filosofiske overbevisninger, politiske tilhørsforhold eller etnicitet er følgende:

  • Baseret på GDPR artikel 6(1)(a), behandling af persondata ud fra samtykke fra den registrerede til et eller flere specifikke formål

Når DIS indsamler disse persondata direkte fra værtspartnere afgives oplysningerne frivilligt. Værtspartnere er ikke forpligtede til at afgive disse oplysninger til DIS. Persondata behandles kun, når værtspartnere eksplicit deler disse med angivelse af, at oplysningerne er relevant for at matche DIS-studerende og værter og for værtsskabet.

Navn og foto af værtspartnere kan blive brugt i salgsmaterialer. I sådanne tilfælde vil disse persondata kun blive behandlet med samtykke fra værtspartneren.

4. Videregivelse af persondata til andre datacontrollers

Relevante persondata vil blive videregivet til og delt med følgende modtagere:

  • Studerende som bor hos værtspartnere
  • Universitetspartnere som bor hos værtspartnere under konferencer afholdt af DIS
  • Facebook Lookalikes (kun mailadresse)

Det retslige grundlag for videregivelse af navn, hjemmeadresse, mailadresse og et eller flere telefonnumre er følgende:

• Baseret på GDPR artikel 6(1)(f), behandling som er nødvendige i forhold til de legitime interesser, der forfølges af datacontrolleren

Det er DIS’ legitime interesse at oplyse værtspartneres basale kontaktinformation til studerende og universitetspartnere forud for deres ophold. Dette sker også for at opfordre til kommunikation mellem parterne og dermed facilitere den bedst mulige relation. Det er desuden i DIS’ legitime interesse, at et minimalt antal personoplysninger om datasubjektet (mailadresser) anvendes for at finde og rekruttere andre værtspartnere.

5. Overførsel af persondata til databehandlere

DIS overfører persondata til IT-leverandører og DIS’ North American Office (en del af University of Minnesota), som behandler og/eller gemmer persondata på vegne af DIS. Værtspartnere som har givet samtykke til at være en del af salgsmateriale vil få deres relevante persondata overført til udgivere eller elektroniske annoncører, som behandler disse data på vegne af DIS.

6. Internationale overførsler af persondata til modtagere (datacontrollers såvel som -behandlere) i lande uden for EU/EEA

Vi overfører persondata til følgende modtagere i lande uden for EU/EEA:

Overførsel af persondata til et tredjepartsland eller en international organisation
Modtagerkategori:
IT-leverandører, inkl. Vultr og  Zendesk
(underbehandlerkategorisering for følgende IT-leverandører er igangværende og bliver derfor løbende opdateret)Land:
USA
☒ EU standardkontrakter – gælder databehandlere (under udvikling)
☒ EU-U.S. Privacy Shield (kun i USA) (under udvikling)
☒ Fremsættelse, håndhævelse eller forsvar af retslige krav
☒ Livsvigtige interesser for den registrerede eller andre personer, hvor den registrerede er ude af stand til at give samtykke
Modtagerkategori:
Udgivere, fx PrintCraftLand:
USA
☒ EU standardkontrakter – gælder databehandlere (under udvikling)
☒ Eksplicit samtykke fra individet
Modtagerkategori:
DIS North American Office (University of Minnesota)
Underbehandler Google Suite og Google CloudLand:
USA
☒ EU standardkontrakter – gælder databehandlere (under udvikling)
☒ EU-U.S. Privacy Shield (kun i USA) – gælder underbehandler
☒ Livsvigtige interesser for den registrerede eller andre personer, hvor den registrerede er ude af stand til at give samtykke
☒ Fremsættelse, håndhævelse eller forsvar af retslige krav
Universitetspartnere

Land:
USA

☒ Eksplicit samtykke fra individet

7. Bevaringsperiode

DIS gemmer persondata så længe disse er nødvendige for opfyldelsen af ovenstående formål, dog maksimalt i op til syv år efter værtsskabet for den seneste studerende, i overensstemmelse med relevante bestemmelser om tidsbegrænsning.

8. Dine rettigheder

I overensstemmelse med vilkårene i den gældende persondatalovgivning har du følgende rettigheder:

  • Ret til at anmode om adgang til persondata
  • Ret til at få rettet i persondata
  • Ret til at få persondata slettet
  • Ret til begrænsning i behandlingen af persondata
  • Ret til dataoverførsel
  • Ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af persondata, inkl. ubetinget ret til at gøre indsigelse mod anvendelsen i direkte markedsføring

Værtspartnere har også ret til at fremsætte et klagemål hos den tilsynsførende myndighed såsom Datatilsynet i Danmark eller Datainspektionen i Sverige. På Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk findes en vejledning i indsendelse af klagemål.

9. Kontakt

Værtspartnere kan kontakte DIS, hvis de har spørgsmål omkring beskyttelse af deres persondata eller hvis de ønsker at hævde deres juridiske rettigheder.

Kontaktinformation til datacontroller:

Fonden DIS – Danish Institute for Study Abroad
Vestergade 7
DK-1456 København K.
Organisationsnummer i Danmark: DK13058946
Telefon: +45 33 11 01 44

DIS Stockholm AB
Melodislingan 21
115 51 Stockholm
Organisationsnummer i Sverige: 559021-1206
Telefon: +46 (0)10 175 13 13

DIS Properties APS
Vestergade 5
DK-1456 København K
Organisationsnummer i Danmark: 37511404

Kontaktinformation til DIS’ Data Protection Officer:

Mail: dataprotectionofficer@dis.dk
Telefon: +45 33 76 54 36